เครื่องตอกบัตร ทำไมถึงยังนิยมใช้ในปัจจุบัน ข้อดีอะไรที่เครื่องสแกนลายนิ้วมือทำแทนไม่ได้
เครื่องตอกบัตร คืออุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับงานบริหารงานบุคคลขององค์กรขนาดใหญ่ มีหน้าที่ในการแสดงเวลาเข้า-ออกของพนักงาน นิยมติดตั้งบริเวณทาง-เข้าออกบริษัทหรือโรงงานเพื่อที่พนักงานจะได้ตอกบัตรเข้า-ออกงานได้อย่างสะดวกสบาย ปกติแล้ว เครื่องตอกบัตรสามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่ ระบบนาฬิกาซึ่งใช้ระบบไมโครคอมพิวเตอร์ และระบบตอกบัตรซึ่งใช้ระบบเครื่องกลในการทำงาน
แม้ว่าปัจจุบัน บริษัทหลายแห่งจะเปลี่ยนมาใช้เครื่องสแกนลายนิ้วมือกันเป็นส่วนใหญ่ แต่ก็ยังมีหลายบริษัทที่ยังคงใช้งานเครื่องตอกบัตรอยู่ ไม่ยอมเปลี่ยนไปใช้เครื่องสแกนลายนิ้วมือ ทั้ง ๆ ที่ เครื่องตอกบัตรมีจุดอ่อนหลายประการที่ทำให้เกิดช่องว่างในการใช้งาน ยกตัวอย่างเช่น
1. การไม่สามารถตรวจสอบย้อนหลัง
เครื่องตอกบัตรส่วนใหญ่จะเก็บข้อมูลได้ไม่นาน แตกต่างจากเครื่องสแกนลายนิ้วมือที่สามารถเก็บข้อมูลได้เป็นระยะเวลานานหลายเดือนหรือเป็นปี ช่วยให้สามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังเพื่อใช้สำหรับวัดประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานได้ ด้วยเหตุนี้ บริษัทหลายแห่งจึงเปลี่ยนมาใช้งานเครื่องสแกนลายนิ้วมือแทน เนื่องจากช่วยอำนวยความสะดวกให้ฝ่ายบุคคลสามารถจัดเก็บและสร้างฐานข้อมูลการทำงานของพนักงานสำหรับเลื่อนขั้นเงินเดือนหรือปรับย้ายตำแหน่งนั่นเอง
2. ไม่สามารถป้องกันการตอกบัตรแทนกัน
หนึ่งในปัญหาใหญ่ของเครื่องตอกบัตรคือไม่สามารถป้องกันการตอกบัตรแทนกันได้ แตกต่างจากเครื่องสแกนลายนิ้วมือที่มีความรัดกุม สามารถเก็บข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่า โดยเฉพาะการป้องกันการโกงหรือการฝากพิมพ์ลายมือแทนกัน เพราะลายนิ้วมือเป็นสิ่งที่ไม่สามารถทำแทนกันได้ จำเป็นที่เจ้าของลายนิ้วมือจะต้องมาพิมพ์ลายนิ้วมือเองเท่านั้น ด้วยเหตุนี้ เครื่องสแกนลายนิ้วมือจึงมีจุดแข็งในด้านความปลอดภัยและประสิทธิภาพการใช้งานมากกว่าเครื่องตอกบัตร
3. ไม่สามารถนำเข้าระบบออนไลน์
ข้อเสียประการหนึ่งที่เห็นได้ชัดของเครื่องตอกบัตรคือ การทำงานภายใต้ระบบแอนาล็อคที่ทำให้ข้อมูลที่ได้รับการจัดเก็บภายในตัวเครื่องไม่สามารถอัพโหลดขึ้นไปเก็บไว้ใน Cloud หรือฐานข้อมูลออนไลน์ ส่งผลให้ภาระงานของพนักงานฝ่ายบุคคลต้องเพิ่มมากขึ้นในการเก็บสถิติต่าง ๆ ซึ่งอาจก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ง่าย โดยเฉพาะ Human Error
เครื่องสแกนนิ้วมือสามารถเก็บข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลได้ดียิ่งกว่า แถมยังสามารถส่งต่อข้อมูลการสแกนนิ้วแต่ละวันเข้าไปในระบบบริหารงานบุคคลได้เลยทันทีโดยไม่ต้องเสียเวลารวบรวมข้อมูลแต่อย่างใด
กระนั้น แม้ว่าเครื่องตอกบัตรจะเป็นอุปกรณ์ที่ดูเหมือนว่าล้าสมัยในปัจจุบัน แต่อุปกรณ์ดังกล่าวก็ยังมีข้อดีอยู่ไม่น้อยเช่นกัน จึงทำให้หน่วยงานราชการและบริษัทหลายแห่งยังคงใช้งานเครื่องตอกบัตรอยู่ โดยเฉพาะธุรกิจที่มีเงื่อนไขพิเศษบางประการที่จำเป็นให้ต้องใช้เครื่องตอกบัตร
ธุรกิจที่ยังจำเป็นต้องใช้เครื่องตอกบัตร
สำหรับธุรกิจที่ยังมีความจำเป็นต้องใช้งานเครื่องตอกบัตร ก็มีดังนี้
1. ธุรกิจที่มีการแบ่งกะทำงานตลอด 24 ชม.
ธุรกิจบางชนิดที่จำเป็นต้องมีการทำงานตลอด 24 ชั่วโมง โดยเฉพาะในเวลากลางคืน อาจมีความจำเป็นต้องใช้เครื่องตอกบัตร เนื่องจากไม่มีเจ้าหน้าไอทีคอยดูแลระบบสแกนลายนิ้วมือ หากระบบเกิดล่มขึ้นมากลางดึกอาจก่อให้เกิดความเสียหายหรือปั่นป่วนแก่ระบบบริหารงานบุคคลได้
2. ธุรกิจที่ส่งผลต่อมือของพนักงาน
บางธุรกิจที่พนักงานจำเป็นต้องใช้มือตลอดทั้งวัน โดยเฉพาะโรงงานอุตสาหกรรมต่าง ๆ อาจส่งผลทำให้ลายนิ้วมือของพนักงานเจือจางหรือจำเป็นต้องใช้ถุงมือตลอดเวลา เป็นอุปสรรคต่อการสแกนลายนิ้วมือได้ โดยเฉพาะคนที่มีปัญหาเกี่ยวกับมือ ฉะนั้น การใช้เครื่องตอกบัตรจึงเป็นการลดปัญหาที่เกิดขึ้นข้อนี้ไป
3. ธุรกิจที่มีขนาดกลางหรือเล็ก
ธุรกิจที่มีการบริหารงานแบบครอบครัวหรือมีคนงานไม่มากนัก การใช้เครื่องสแกนนิ้วอาจไม่จำเป็น เนื่องจากไม่มีพนักงานแผนกไอทีคอยบำรุงรักษาและซ่อมแซมเครื่อง รวมทั้งการลงทุนในเครื่องสแกนนิ้วยังต้องใช้เงินจำนวนมาก อาจไม่คุ้มค่าต่อค่าใช้จ่ายที่เสียไป เพราะคนน้อย การใช้พนักงานฝ่ายบุคคลวัดผลและประสิทธิภาพในการทำงานก็น่าจะเพียงพอแล้ว หรืออาจใช้เครื่องตอกบัตรเพื่อเก็บข้อมูลร่วมด้วยก็ได้
4. ธุรกิจมีสภาพแวดล้อมไม่เหมาะต่อการสแกนลายนิ้วมือ
บางธุรกิจที่สภาพแวดล้อมของโรงงานหรือบริษัทไม่เอื้อต่อการสแกนลายนิ้วมือ อาทิ ธุรกิจที่มีฝุ่นมากย่อมส่งผลต่อประสิทธิภาพในการสแกนลายนิ้วมือ ตลอดจนส่งผลต่อการบำรุงรักษาและประสิทธิภาพการใช้งานของเครื่องสแกนลายนิ้วมือด้วยเช่นกัน กรณีนี้ การใช้เครื่องตอกบัตรจะตอบโจทย์ความต้องการมากกว่า
5. ธุรกิจที่มีการเปลี่ยนแปลงพนักงานบ่อย
บางธุรกิจที่มีคนเข้า-ออกบ่อย หรือมีการเปลี่ยนแปลงจำนวนพนักงาน ทั้งพนักงานประจำและพนักงานพาร์ทไทม์ การใช้เครื่องสแกนลายนิ้วมืออาจทำให้เกิดความสับสนได้เช่นกัน เพื่อตัดปัญหาดังกล่าวออกไป บริษัทหลายแห่งอาจจะเลือกใช้เครื่องตอกบัตรที่มีความเสถียรและประหยัดงบประมาณในการบำรุงรักษามากกว่า
อย่างไรก็ตาม แม้ว่าเครื่องตอกบัตรจะมีจุดแข็งหลายประการที่เหมาะสมกับการใช้งานในธุรกิจที่มีเงื่อนไขเฉพาะเจาะจง แต่ปัจจุบันธุรกิจและโรงงานส่วนใหญ่ก็ได้เปลี่ยนมาใช้เครื่องสแกนลายนิ้วมือกันแล้ว เนื่องจากมีข้อดีมากมายหลายประการ ดังนี้
ข้อดีของเครื่องสแกนลายนิ้วมือ
- มีระบบสำรองไฟ ไม่ต้องกลัวกรณีที่ไฟฟ้าดับ เพราะยังทำงานต่อไปได้
- เคลื่อนย้ายสะดวก ไม่จำเป็นต้องติดตั้งกับอุปกรณ์ใด
- ใช้งานนอกสถานที่ได้ ขอเพียงแค่มีปลั๊กไฟสำหรับต่อเท่านั้น
- มีแบตเตอรี่สำหรับใช้งานเพื่อสำรองข้อมูลวันเวลาปัจจุบัน ตลอดจนข้อมูลเก่า ๆ ที่ผ่านมาแล้วเป็นเวลานานหลายปี
- มีหลายรูปแบบ รุ่น ขนาด ระดับราคาให้เลือกตามความต้องการใช้งาน รวมถึงจำนวนพนักงานของแต่ละบริษัท
- สามารถประยุกต์ใช้เครื่องตอกบัตรให้กลายเป็นกริ่งตั้งเวลาพักตามช่วงเวลาต่าง ๆ ของโรงงานได้
เลือกซื้อเครื่องสแกนลายนิ้วมืออย่างไร?
ปัจจุบันเครื่องสแกนลายนิ้วมือ มีหลายระดับราคาให้เลือกใช้ รวมทั้งเครื่องสแกนลายนิ้วมือราคาไม่แพง คุณภาพดี ทั้งนี้ การเลือกซื้อนั้นจะต้องขึ้นอยู่กับประโยชน์การใช้สอยเป็นสำคัญ
ข้อแนะนำคือ ให้เลือกเครื่องสแกนลายนิ้วมือที่สามารถรองรับลายนิ้วมือแต่ละครั้งมากกว่า 500 ลายนิ้วมือขึ้นไป เพื่อจะสามารถรองรับการใช้งานส่วนใหญ่ได้ โดยเฉพาะโรงงานขนาดกลางหรือบริษัทเล็ก ๆ ที่มีแนวโน้มเติบโตในอนาคต การลงทุนซื้อเครื่องสแกนลายนิ้วมือเพียงแค่ครั้งเดียวก็สามารถใช้งานต่อไปหลายสิบปีได้อย่างคุ้มค่าเลยทีเดียว
