ส่งอีเมลไม่เข้า ทำไมถึงเข้า Junk Mail แล้วจะแก้ไขอย่างไร ในระยะยาว

การส่งอีเมลก็เช่นเดียวกับการส่งจดหมายในอดีต โดยผู้ส่งไม่มีทางรู้ว่าปลายทางได้รับจดหมายแล้วหรือยังจนกว่าจะได้รับจดหมายตอบกลับ ซึ่งแม้ว่าอีเมลจะไม่ต้องใช้เวลาในการรอคอยยาวนานเหมือนจดหมาย แต่บางครั้งผู้ส่งก็ไม่อาจมั่นใจได้ว่าปลายทางได้รับอีเมลแล้วหรือไม่ ซึ่งบางครั้งหลายคนก็อาจจะไม่มีเวลาในการตอบกลับว่าได้รับอีเมลแล้ว ทำให้ผู้ส่งต้องคอยวิตกกังวลว่าอีเมลที่ตั้งใจเขียนไปจะไปถึงมือผู้รับหรือหล่นหายไปกลางทาง

5 เหตุผลที่ทำไมส่งอีเมลไปแล้วจึงไม่ถึงมือผู้รับ

เนื่องจากหลายครั้งปลายทางผู้รับไม่ได้รับอีเมลจริง ๆ และกว่าผู้ส่งอีเมลจะรู้ความนั้นความเสียหายก็ได้บังเกิดขึ้นแล้ว เหตุใดจึงเป็นเช่นนั้น ทำไมอีเมลที่ตั้งใจเขียนส่งจึงไปไม่ถึงมือผู้รับ แม้ว่าจะไม่ได้มีการตีกลับแต่อย่างใด บทความนี้มีคำตอบมาชี้แจงให้ได้ทราบแล้ว ดังนี้

1. ปลายทางติด Firewall

หนึ่งในสาเหตุที่อีเมลไปไม่ถึงมือผู้รับ เนื่องจากไม่สามารถฝ่าด่านปราการ Firewall กลไกของแอนตี้ไวรัสที่ติดตั้งในคอมพิวเตอร์ปลายทางได้ ด้วยเหตุนี้ การปรับแต่งแอนตี้ไวรัสให้สามารถรับอีเมลที่มีแหล่งที่มาชัดเจน เช่น บริษัทหรือบุคคลที่มีความคุ้นเคยด้วยการจัดทำ Whitelist ก็น่าจะช่วยแก้ไขปัญหาดังกล่าวได้ หรือถ้าให้ดีคือการปรับ Firewall ให้เหมาะสมกับการใช้งานจริง ไม่ป้องกันเกินเหตุจนทำให้เสียงานได้

2. อีเมลอาจถูกจัดเป็นอีเมลขยะ (Junk Mail)

การตั้งชื่อหัวข้ออีเมลหรือความน่าเชื่อถือของอีเมลผู้ส่ง มีผลอย่างมากต่อการคัดแยกอีเมลอัตโนมัติในกล่องจดหมาย บางครั้งระบบอีเมลอาจจะคัดแยกอีเมลที่ตั้งชื่อหัวข้อไม่ชัดเจน ลืมตั้งชื่อหัวข้อ ตั้งชื่อหัวข้อโดยมีคำที่ไม่เหมาะสมก็สุ่มเสี่ยงต่อการถูกจัดว่าเป็นอีเมลขยะได้เช่นกัน เพราะฉะนั้น จึงควรตรวจทานอีเมลให้ดีก่อนส่ง เพราะการไม่ละเอียดรอบคอบอาจทำให้อีเมลที่ตั้งใจเขียนขึ้นไปไม่ถึงมือผู้รับ

3. กรอกอีเมลแอดเดรสของปลายทางผิด

ไม่เชื่อก็ต้องเชื่อว่าความผิดพลาดจากการกรอกที่อยู่อีเมลของปลายทางผิดนั้นมีอยู่จริง และเกิดขึ้นบ่อยเสียด้วย โดยต้นสายปลายเหตุอาจจะมาจากผู้ส่งได้อีเมลแอดเดรสผิดมา หรือมีรายละเอียดไม่ครบถ้วน จึงทำให้อีเมลส่งไปไม่ถึงปลายทาง เพราะอีเมลดังกล่าวไม่มีอยู่จริง การป้องกันไม่ให้กรณีนี้เกิดขึ้นมีหลายวิธีทั้งการโทรศัพท์ไปตรวจเช็คความถูกต้องกับเจ้าของอีเมล ตลอดจนการค้นหาข้อมูลอีเมลปลายทางในกูเกิ้ลเพื่อตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจ

4. กล่องอีเมลปลายทางเต็ม

เป็นกรณีที่เกิดขึ้นไม่บ่อยนัก แต่ก็ใช่ว่าเป็นไปไม่ได้ เพราะบางครั้งกล่องอีเมลของผู้ที่ต้องติดต่อประสานงานทางอีเมลเป็นประจำทุกวันก็อาจเต็มได้ หรืออีเมลที่ส่งอาจจะถูกอีเมลใหม่ ๆ ที่เข้ามาดันลงไปอยู่ด้านล่างจนมองไม่เห็นหรือหลุดรอดจากสายตาไป หากเป็นกรณีนี้ ถ้าอีเมลมีความสำคัญมาก ผู้ส่งควรโทรศัพท์หรือส่งข้อความบอกปลายทางให้รับรู้ว่าได้ส่งอีเมลไป ให้เปิดอ่านด้วยเพื่อป้องกันกรณีผิดพลาดจะได้ไม่เสียงาน

5. ปลายทางมีการเปลี่ยนฟิลเตอร์กรองอีเมล

การจัดการกล่องอีเมลเป็นเอกสิทธิ์ของเจ้าของอีเมล แต่บางครั้งการปรับเปลี่ยนฟิลเตอร์เพื่อจัดระเบียบอีเมลให้เป็นหมวดหมู่มากยิ่งขึ้นก็อาจทำให้อีเมลที่ส่งไปไม่ถึงมือผู้รับได้เช่นกัน อาทิ จากเดิมอีเมลติดต่อสั่งซื้อสินค้าอาจเคยจัดอยู่ในฟิลเตอร์หลัก แต่เมื่อปลายทางจัดอีเมลเหล่านั้นใหม่ไปอยู่ในฟิลเตอร์โปรโมชั่นก็อาจทำให้อีเมลที่ส่งไปกองอยู่กับอีเมลโปรโมชั่นจากร้านค้าหรือบริษัทต่าง ๆ ทำให้ปลายทางไม่รับรู้ถึงการมีอยู่ของอีเมลที่ส่งไปดังกล่าว หากเป็นเช่นนั้นก็ต้องประสานให้ปลายทางปรับแก้ฟิลเตอร์เพื่อป้องกันการจัดหมวดหมู่ผิดในอนาคต

ปัญหาทั้งหมดสามารถแก้ไขได้ หากคุณเป็นบริษัท แล้วต้องใช้การติดต่อทางอีเมลเป็นจำนวนมาก สามารถใช้บริการอีเมลบริษัท G-Suit จากทาง 1Belief ได้ เรามีผู้เชี่ยวชาญด้านการแก้ปัญหาเหล่านี้ให้คุณได้ปรึกษาและแก้ไขให้ตลอดเวลา

นอกจากปัญหาการส่งอีเมลไม่ถึงมือผู้รับแล้ว ยังมีปัญหาต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับอีเมลอีกมากมาย เช่น สามารถรับอีเมลได้ แต่ส่งอีเมลออกไม่ได้, อีเมลตีกลับมาที่ผู้ส่ง และอีเมลส่งออกไปเองจำนวนมาก ซึ่งบทความนี้ได้รวบรวมปัญหาและแนวทางการแก้ไขมาให้ทราบกัน สรุปได้ดังนี้

ปัญหารับอีเมลได้ แต่ส่งอีเมลออกไม่ได้

หากในกล่องจดหมายสามารถรับอีเมลขาเข้าได้ตามปกติ แต่ครั้นจะส่งอีเมลขาออกกลับไม่สามารถทำได้ อาการดังกล่าวสามารถวินิจฉัยได้ว่าอีเมลดังกล่าวได้ถูกขึ้นบัญชีดำ (Black Lists) จากบริษัทเจ้าของอีเมล ไม่ว่าจะเป็น Gmail, Outlook หรือ Yahoo เข้าเสียแล้ว โดยเหตุในการขึ้นบัญชีนั้นอาจมาจากการส่งอีเมลขาออกจำนวนมาก ๆ ทำให้ระบบคิดว่าเป็นการส่งอีเมลขยะหรือ Spam Mail ออกไปก่อกวนกล่องจดหมายของผู้อื่น ทำให้ Mail Service ซึ่งเป็นผู้รับผิดชอบความปลอดภัยของอีเมลนั้นต้องบล็อคอีเมลที่มีพฤติการณ์แบบนั้นไว้เพื่อไม่ให้ก่อความรำคาญแก่ผู้อื่น อย่างไรก็ตาม สถานการณ์ขึ้นบัญชีดำจะมีระยะเวลาประมาณ 24 – 72 ชม.ก่อนที่อีเมลดังกล่าวจะกลับมาส่งอีเมลขาออกได้อีกครั้ง หรือหากไม่ต้องการรอนาน การสมัครอีเมลใหม่ก็เป็นอีกหนึ่งหนทางแก้ไขปัญหาที่แม้จะไม่ตรงจุดนัก แต่ก็ค่อนข้างรวดเร็วทันใจ

ปัญหาส่งอีเมลแล้วถูกตีกลับ

หากพบว่าเมื่อส่งอีเมลไปแล้ว อีเมลนั้นถูกตีกลับมาอาจเป็นได้ด้วยหลายสาเหตุปัจจัย อาทิ อีเมลปลายทางติด Anti-Spam Mail, กรอกอีเมลแอดเดรสปลายทางผิดหรือไม่ครบถ้วน, ลืมตั้งชื่ออีเมลหรืออีเมลมีเนื้อหาลักษณะ Spam Mail หนทางในการแก้ไขปัญหาดังกล่าวคือ การตรวจสอบที่อยู่อีเมลกับปลายทางให้แน่ใจ เช็คเนื้อหาให้ดีว่าไม่มีถ้อยคำต้องห้ามหรือมีลักษณะที่ส่อไปในทาง Spam Mail หรืออาจขอให้ปลายทางส่งอีเมลมาก่อนเพื่อจะได้ใช้อีเมลดังกล่าวตอบกลับไป ก็เป็นอีกทางเลือกที่มั่นใจได้ว่าอีเมลที่ส่งไปจะถึงมือผู้รับอย่างแน่นอน

ปัญหาอีเมลส่งออกไปเองจำนวนมาก

หากตรวจพบว่าจู่ ๆ ก็มีอีเมลส่งออกไปหาคนอื่นเป็นจำนวนมาก โดยที่ผู้ส่งไม่ได้ทำอะไรเลย กรณีนี้อาจพิจารณาได้ว่าคอมพิวเตอร์เจ้าของอีเมลได้ถูกไวรัสเล่นงานเข้าเสียแล้ว เพราะมีไวรัสคอมพิวเตอร์บางประเภทที่สามารถเจาะเข้าสู่อีเมลได้ด้วยการขโมยชื่อผู้ใช้งานและรหัสผ่าน จากนั้นใช้อีเมลดังกล่าวเป็นเครื่องมือในการสร้างและปล่อย Spam mail เพื่อประโยชน์ของตัวผู้ปล่อยไวรัสเอง

หากกรณีดังกล่าวเกิดขึ้น หนทางในการแก้ไขที่ดีที่สุดคือ การติดตั้งโปรแกรมแอนตี้ไวรัสหรือ Internet Security ที่มีประสิทธิภาพสูงและมีศักยภาพรอบด้าน สามารถตรวจจับสแกนไวรัสภายในคอมพิวเตอร์พร้อมๆ กับการป้องกันการเข้าถึงเว็บไซต์ที่เสี่ยงต่อการถูกโจมตีด้วยอาชญากรรมไซเบอร์รูปแบบต่างๆ หรือหากคุณเป็นบริษัท สามารถใช้บริการดูแลระบบคอมพิวเตอร์จาก 1Belief ได้นะ นอกจากนั้น หากรู้ตัวว่าคอมพิวเตอร์ของตนเองได้ส่ง Spam email ออกไปจากอีเมลส่วนตัวโดยที่ไม่ได้ตั้งใจให้รีบเปลี่ยนรหัสผ่านโดยทันที หากทำไม่ได้ก็ให้ลบอีเมล์ดังกล่าวออกจากเครื่องและสมัครอีเมลใหม่เพื่อใช้งานน่าจะเป็นทางออกที่ดีที่สุด